Pourquoi utiliser les boxes
Lorsque le nombre de conversations devient important, une inbox unique devient difficile à exploiter.
Les boxes permettent de :
Réduire la surcharge de conversations
Répartir le travail de manière automatique et équilibrée
Donner à chaque chatteur une zone de travail dédiée
Améliorer la rapidité de réponse
Maintenir une organisation claire, même sur des shifts multi-chatteurs
Activation de la Divided Inbox
Activer la séparation des inboxes
Accédez aux Inbox settings
Activez l’option Enable inbox split
Sélectionnez le nombre de boxes souhaité
Le nombre maximum de boxes est fixé à 9.
Modifier le nombre de boxes peut impacter l’ordre d’affichage des conversations.
Fonctionnement des boxes
Répartition automatique et équilibrée
Les conversations sont réparties automatiquement entre les boxes
Le système applique un roulement logique
Chaque nouvelle conversation est assignée à la box suivante
L’objectif est d’avoir un volume équivalent de conversations par box
Ce fonctionnement garantit une charge de travail homogène entre les différentes boxes.
Organisation du travail des chatteurs
Une box par chatteur
Lorsqu’il y a plusieurs chatteurs sur un même shift, chaque chatteur peut travailler sur une box spécifique.
Cela permet d’éviter les conflits, d’améliorer la concentration et d’assurer une meilleure gestion du flux de messages.
Gestion multi-boxes
Un chatteur peut sélectionner :
Une seule box
Plusieurs boxes simultanément
Lorsque plusieurs boxes sont sélectionnées, elles sont automatiquement fusionnées dans une vue unique.
Gestion des rôles
Le Owner et les Admins peuvent :
Activer ou désactiver la Divided Inbox
Définir le nombre de boxes actives
Les Chatteurs utilisent les boxes configurées sans pouvoir modifier la structure globale.
Identification des conversations
Chaque conversation affiche clairement le numéro de la box à laquelle elle est assignée.
Cela permet une meilleure lisibilité, une cohérence de travail accrue et une identification rapide des conversations à traiter.
Bénéfices clés
Organisation claire et structurée des conversations
Répartition automatique et équitable du travail
Gain de temps pour les équipes
Réduction des doublons et des erreurs
Adapté aux agences à fort volume
Meilleure performance globale des chatteurs
À retenir
La fonctionnalité Divided Inbox apporte une structure solide à la gestion des messages sur Offmy.
Elle permet aux agences de scaler leurs opérations, d’améliorer la productivité des équipes et de garder une inbox lisible, même avec un très grand volume de conversations.